Gestion des sources

C’est en Mai 2005 que je fais le point sur la gestion des sources de ma base généalogique :

1. Nom des sources 

Mon logiciel de généalogie Hérédis 2001 gère les sources que j’ai nommées en intégrant une notion de temps, puis la nature de l’acte et enfin le nom et prénom de l’individu.
J’ai donc le format suivant pour nommer ma source AAAMMJJ_NMD_Nom_Prénom.

A noter que j’inscris : ° pour la Naissance

                  X pour le Mariage

                  + pour le Décès

                  b pour le baptême

et rien dans les autres cas.

Soit par exemple les sources nommées 19000909_N_DUPONT_Pierre ( pour la naissance de Dupont Pierre le 09 septembre 1900 ) et 19701201_D_DUPONT_Pierre ( pour le décès de Dupont Pierre le 01 décembre 1970 ).
A l’écran, dans mon logiciel de généalogie, on peut faire un tri croissant ou décroissant, ce qui en fonction du choix, va classer les fichiers par année, mois, et jour puis par évènement, puis par nom.

2. Numérisation des documents

Si je numérise ma source je nomme le fichier Nom_Prénom_AAAAMMJJ_NMD_EC car je ne fais pas de tri sur ces fichiers, mais je retrouve plus facilement tous les actes numérisés par individu lors d’une recherche.

Le nom du fichier est au format JPEG uniquement.

EC signifie Etat Civil.

3. Numérisation des photos

Le nom du fichier au format JPEG uniquement , comprend le nom et prénom de l’individu principal, ou  de l’individu le plus âgé, ou de l’individu du sexe masculin ( Il fallait bien une règle) soit  du mari s’il s’agit d’un couple.

Le fichier se termine par un numéro d’ordre qui démarre toujours à 1 pour chaque individu.

Soit le format du fichier photo :  Nom_Prénom_numéro

4. Archivage des documents papier

L’archivage des documents dans les classeurs est organisé ainsi :

1. Catégories de classeur

– N       pour Naissance

                        – M      pour Mariage

                        – D       pour Décès

                        – B       pour Baptême

                        – A       pour Autres.

B. Classement         

A l’intérieur de chaque catégorie le classement est trié par date selon le

format AAAA MM JJ.

Le document est numéroté en sa partie haute à droite.

Comme indiqué plus haut, dans le logiciel Hérédis les sources sont aussi indexées selon le même format, avec dans la zone archivage la catégorie correspondante suivi du numéro d’ordre ( Exemple N19000909 pour un individu né le 09 septembre 1900 ).

Ce qui permet d’éditer une liste des sources triée par date et avec une limitation par catégorie ( naissance, mariage ,etc.) qui est placée en tête de classeur.

Il faut cependant effectuer cette opération de tri avec le logiciel Word car Hérédis ne le fait pas directement.

Le nom de la  source et le nom de l’archive sont quasi identique puisque ils intègrent la notion de temps tous les deux, j’évite ainsi une double numérotation ( numéro de source et numéro d’archive ) et utilise la liste des sources de mon logiciel de généalogie pour obtenir la liste de mes archives.

Le tri par ordre décroissant permet de retrouver l’acte le plus ancien au fond du classeur.

5. Conclusion 

Mes choix sont largement inspirés des réflexions qui ont eu lieu sur la liste de discussion

«Généalogie – Standard »  et des synthèses que l’on trouvent sur le site associé.

J’ai démarré mon premier classement intuitivement par numéro de sosa mais les failles du système sont vite apparues plus j’avançais dans mes recherches généalogiques.

Comment classer les documents des individus qui ne sont pas mes sosas ?

On peut toujours trouver une solution mais elle reste personnelle , c’est à dire articulée sur un de cujus.

Donc l’attribution d’un numéro d’ordre est la méthode de classement qui permet d’identifier tous les documents. La consultation que l’on peut être amener à faire est simple si le logiciel de généalogie utilisé est correctement renseigné. De plus la réutilisation de notre numérotation est facilitée lors de la transmission de nos archives .